Hvordan øke produktiviteten din med postboksapp

Postkassen var i beta tidlig i 2013 og steg til stor suksess nesten over natten. Det er venteliste hadde hundrevis av tusenvis av mennesker, ser nedtellingstimeren når du var moro! Det er markedsførings- og produktstrategi som var så vellykket at Dropbox kjøpte dem bare en og en halv time etter den første beta-utgivelsen.

Forutsetningen for Mailbox er å "sette e-post på plass" . Selv om dette er veldig subjektivt - alle har forskjellige måter å håndtere e-post på. Det er vanskelig å ignorere de overveldende positive vurderingene av produktet.

Jeg har vært en ivrig bruker av det siden jeg først la øynene på siden som ble invitert. Jeg fikk endelig invitasjonen min 6. april 2013, og jeg har ikke sett tilbake siden. I denne artikkelen deler jeg noen av de nyttige funksjonene i postkassen, samt noen av ulempene jeg har funnet .

Interagere med e-post

Postkasse står hodet og skuldrene over resten, slik at du kan kommunisere med e-postene dine. Bare enkle swipes er nødvendig for å arkivere, slette, utsette eller legge til en e-post på en liste. Du trenger ikke å bekrefte slettingen, hvis du gjør en feil, bare rist enheten (med mindre du bruker den på en iMac) for å angre.

Postkassen støtter selv multi-touch . Du kan sveipe tre e-postmeldinger samtidig til høyre for å arkivere alle tre av dem. Det er enkelt, og fungerer bemerkelsesverdig godt. I utgangspunktet hadde jeg noen tvil om de lange og korte swipes.

For å arkivere, må du sveipe til høyre. For å slette, må du gjøre en lengre sveipe til høyre . Virker som om det ville forårsake problemer, men i mine 20 måneder bruker jeg det jeg aldri har feilet. Den lange sveipe sparken i omtrent tre fjerdedeler av veien i og visuelle køer gjør alt ganske klart.

Som jeg nevnte, er utsetting (sveip til høyre) en av de beste funksjonene i Mailbox . Når du utsetter en e-post, kan du velge noen forhåndsdefinerte tider (senere i dag, i kveld, i morgen, neste uke, etc.), eller du kan velge din egen dato.

Når du har valgt, forsvinner e-postadressen fra innboksen din i postkassen på alle enhetene dine, og også fra Gmail-innboksen din. Den er plassert i en spesiell IMAP-mappe og vil bli sendt tilbake til innboksen din når tiden kommer.

Et tredje alternativ er å legge til en e-post på en liste . Legge til e-post i lister virker som om deferring, men e-postene blir ikke satt tilbake i innboksen din automatisk. Du kan lage et hvilket som helst antall lister og legge til e-post til dem enkelt ved å sveipe helt til venstre.

Naviger visningene

Øverst på e-postlisten gir e- postboksen ikoner for å navigere mellom innboksen, dine utsatte elementer og arkivene dine . Bytting frem og tilbake er super-rask, noe som er flott hvis du vil ta en rask titt på dine kommende utsatte e-poster.

Swiping fungerer i hele visningen s, ikke bare innboksen. Når du ser på dine utsatte e-poster, kan du sveipe til venstre for å gjenoppta (jeg tror jeg bare gjorde det opp), eller videre til venstre for å legge til i en liste. Du kan også sveipe til høyre for å sette den tilbake i innboksen manuelt. Arkiverte e-postmeldinger kan swiped rett til å slette eller forlate for å sette dem tilbake i innboksen eller utsette dem.

Ved å trykke på hamburgerikonet, kan du se en liste over steder å gå. Spam, send og utkast er tilgjengelig her, så vel som listeseksjonen. Mens lister er en flott funksjon, bruker jeg egentlig ikke det for å være ærlig . Mitt mål med Mailbox er å minimere rot, ikke opprette det, og hvis jeg begynner å lage lister, vil jeg over komplisere ting.

Jeg pleier å bruke dem til å lage en "Informasjon" -liste. Jeg har vanligvis bare 3-4 e-postmeldinger der som kommende flydetaljer, hotellreservasjoner og så videre. Dette gir meg lett tilgang til viktig informasjon uansett hvor jeg er, ingen søk nødvendig.

Det bringer meg til en annen godt oljert funksjon: Søker. Jeg var aldri fornøyd med søket i standard e-postprogrammet, det syntes aldri å finne det jeg lette etter. Postboks-søket fungerer vakkert . For å få tilgang til søket, trekk ned innboksen din under toppen.

Det virker som om det søkes i de bufret e-postene først, noe som betyr at det bringer opp noen resultater umiddelbart. Etter et sekund eller to ser du søkeresultater som kommer inn fra selve serveren.

Avanserte funksjoner

Swipes kan tilpasses etter eget ønske . Hvis du for eksempel hellere arkiverer ved å sveipe til venstre, er det ikke noe problem. Legg aldri til e-post på en liste? Sett lengre venstre strekk til stjerne / unstar-meldinger.

En flott funksjon er at du kan angi hva snooze eller defer swipe gjør som standard . Du kan velge å vise plukkeren, eller du kan velge en forhåndsinnstilt som standard. Arbeidsdagens start / slutt kan også settes opp som vil kontrollere når du får e-postmeldinger utsatt til i morgen og tiden til du får "senere i dag" e-post.

Det er ganske mange alternativer, jeg foreslår at du går gjennom innstillingsdelen av programmet for å få et bedre bilde av hva det kan gjøre.

The Badge Count

Appikonet - på alle enheter - viser en rekke samtaler du har i innboksen din. Dette kan endres for å vise '1' for nye meldinger, men denne typen beseirer formålet. Det tok litt vant til siden standardadferd i andre apper er å vise uleste meldinger.

Men dette var akkurat det jeg trengte minst. Jeg kan godt ha 100 e-postmeldinger jeg har lest, spørsmålet er, må jeg handle på dem? Ved å utsette alt jeg ikke trenger å handle på og beholde alt jeg trenger å handle i innboksen min, kan jeg bruke Mailbox som en oppgavebehandling ganske effektivt.

Jeg antar at dette ville være et problem for noen mennesker . Dessverre er den eneste veien rundt dette å enten bytte av merketellingen eller vise '1' for uleste meldinger.

Postkasse på forskjellige enheter

Mitt største gripe med postkassen var at det ikke var noen desktop-versjon til nylig . For en stund siden kom Android-appen ut som fikk våre Android-venner til å bruke postboks, iPad-versjonen kom også bra, men desktop-versjonen tok sin søte tid.

For noen måneder siden mottok jeg desktop-invitasjonen. For å fortelle deg sannheten var det en helt undervurderende opplevelse - på en god måte. Bortsett fra grensesnitt forskjeller på grunn av en stor forskjell i enheter, er appen akkurat det samme . Det ser bra ut, det er flott å bruke, og jeg har nå full e-postkasse godhet.

En av mine bekymringer med støtte på tvers av enheter var at synkroniseringen ville være trist . Nesten alle appene jeg har brukt har hatt problemer med god støtte på flere enheter. Mitt favoritt dårlige eksempel er 'Påminnelser', som muligens er det verste programmet fra synkroniseringssynspunkt (og fra en rekke andre synspunkter).

Heldigvis virket Mailbox ha tenkt på ting gjennom som synkronisering er perfekt . Det gjøres enten bak kulissene eller når du åpner appen. I sistnevnte tilfelle tar det omtrent 3-4 sekunder, og du ser at det skjer, så du vet hva som skjer.

Downsides Of Mailbox

Jeg synes det er åpenbart at jeg er en fan av Mailbox, men det har noen feil. Den største bekymringen mange mennesker har, er personvern, og det må bekreftes at dette er en biggie . Postkasse gir disse funksjonene ved å stå mellom deg og din e-postleverandør. Dette betyr at de har tilgang til all e-posten din.

Jeg synes det er viktig å se begge sider av mynten her. Grunnen til at de kan tilby denne tjenesten er fordi de gjør dette . Visst, dette presenterer en personvern bekymring, men du har alltid muligheten til ikke å bruke tjenesten. Jeg synes det er viktig å vite om dette problemet og ta en informert beslutning om hvorvidt du vil dele e-postene dine med dette firmaet eller ikke.

For mange mennesker er dette et øyeblikk rødt flagg, og de vil ikke bruke tjenesten, og dette er helt ok. Ta en titt på personvernreglene for postkassen (som nå er Dropbox-personvernreglene) og avgjøre om appen er for deg.

Det andre objektive problemet med postkasse er merketallet. Hvis du vil at tallet ditt skal gjenspeile ulest meldingstelling, og dette er en avtalebryter, så er appen ikke for deg .

Hvis du er med i hardcore-e-postorganisasjon, og du har en mengde koder og mapper som er konfigurert i Gmail med flere egendefinerte regler, er Mailbox trolig ikke for deg. Du kan konvertere arbeidet til postbokslister, men hvis du stoler på reglene dine tungt, kan det forårsake ødeleggelse på arbeidsflyten din.

Konklusjon

Det er ingen tvil om at postkassen er et svært fokusert, godt skrevet program som - hvis det passer til arbeidsflyten din - du vil elske.

På den annen side tvinger det en bestemt e-post-arbeidsflyt på deg som du kanskje ikke liker. Jeg anser dette som et proff, men andre kan godt vurdere dette som en ulempe. Dette, kombinert med en personvernpolicy som noen kan vurdere et mareritt, vil sette mange mennesker av.

Jeg foreslår at du minst gir programmet et forsøk . Fremfor alt, for meg, har det tatt bort følelsen av haster opprettet av mange e-postmeldinger i innboksen min - det har gitt meg trygghet.